Jeder macht was er will und keiner, was er soll

Der Ausspruch „Jeder macht was er will, keiner, was er soll und alle machen mit“ ist oft eine mit Humor getragene Feststellung, dass sich niemand an Vorgaben zum Ablauf von Prozessen hält.

Spätestens, wenn ich die vorgelegte ISO 9001 – konforme Prozessdokumentation in der Praxis sehen will und mit den Mitarbeitern spreche, bekomme ich vielfach zu hören: „Ja, das ist die Theorie. Die Praxis: Jeder macht was er will.“ Woher kommt diese Nichtbeachtung von Prozessvorgaben? Die genannten Gründe sind vielfältig. Den Schwerpunkt stellen jedoch die folgenden fünf Punkte dar:

  1. Die Prozessdokumentation wurde nur für die Zertifizierung geschrieben. Niemand erwartet die Einhaltung dieser Prozessvorgaben.
  2. Die Prozesse wurden am „grünen Tisch“ beschrieben. In der täglichen Praxis sind sie nicht anwendbar und werden von den Mitarbeitern nicht anerkannt.
  3. Die Dokumentation hat seit x Jahren niemand mehr aktualisiert. Eventuelle wichtige Informationen befinden sich in persönlichen Kladden in den Schubladen der Mitarbeiter.
  4. Die Führung überwacht die Einhaltung der Prozessvorgaben nicht und fordert diese nicht ein. Abweichungen führen zu keinerlei Konsequenzen.
  5. Die Prozesse werden bewusst umgangen. Die Mitarbeiter haben Angst vor Transparenz, Austauschbarkeit und Leistungsmessung.

Das Management, sowie der Betriebsrat sind sich hier einig: „Unsere Mitarbeiter sind erfahrene Fachleute. Sie wissen, was sie tun und brauchen kein Mikromanagement.“

Best Practise und kontinuierliche Verbesserung

Einmal abgesehen von der Nichteinhaltung der ISO – Vorgaben, verlieren diese Unternehmen oder die jeweiligen Verantwortungsbereiche ein hohes Potenzial zur Weiterentwicklung. Wenn jeder Anwender eines Prozesses für sich erarbeitet, wie er oder sie die Aufgabe am besten erledigt, was könnte enstehen, wenn sich die Prozessanwender zusammentun und gemeinsam einen Best-Practise-Prozess erarbeiten? Wenn Sie die Menschen, die tagtäglich mit und in diesen Prozessen leben, an der Definition von Prozessdokumentationen beteiligen, werden diese die Prozesse auch akzeptieren und leben. Sie erhalten dann gemeinsam erarbeitete Standards, wie der Prozess am besten abläuft, beschrieben durch die Experten aus der Praxis. Ein Gewinn für Qualität und Akzeptanz. Unter Anleitung von Experten für Prozessstandards und kontinuierliche Verbesserung erarbeiten die Prozessbeteiligten gemeinsam lebende, zielführende und verschwendungsfreie Prozesse, die von allen in der Praxis umgesetzt werden. Jeder macht was er will – indem er zu gemeinsamen Best-Practise-Standards beiträgt.

Ein weiterer Vorteil: kein Extremaufwand mehr für Panikaktivitäten kurz vor der (Re- ) Zertifizierung!

 

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