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Automatisierte Steuerung von Prozessen im Unternehmen

Automatisierte Steuerung von Prozessen im Unternehmen

Digitalisierung, Data Mining, Robotic Process Automation sind aktuelle Schlagworte, die im Zusammenhang mit Unternehmensführung und -steuerung genannt werden.

Bei einigen hält sich der Eindruck, dass das Installieren einer Software oder das Anmelden in einem SaaS – System in der Cloud automatisch alle Probleme des Unternehmens löst. Das die aktuell entwickelten Tools viele Dinge besser und schneller machen können, steht außer Frage. Ein blindes Vertrauen auf die automatisierten Ergebnisse und Maßnahmen ohne Hinterfragung birgt aus meiner Sicht eine nicht zu unterschätzende Gefahr. Wer erinnert sich noch an Aussagen wie: das muss stimmen, das stand ja im Internet/in der Zeitung.

Einige Beispiele:

  • In Bremen gab es einem Bericht im Internet zufolge zwischenzeitlich – 27.000 aktuell Infizierte mit Corona. Es war ein Fehler in der Verarbeitung der Daten.

  • In einem Unternehmen konnten zugesagte Mengen und Termine nicht gehalten werden. Das Planungssystem hatte Rüst- und Liegezeiten nicht berücksichtigt.

  • In einem anderen Fall gab es einen Lieferausfall durch Materialmangel. Eine falsche Verbuchung von Baugruppen führte zu Fehlmengen entlang der Prozesskette.

Nachfolgend einige Auszüge aus möglichen Risiken:

  • Liefert die Datenquelle die benötigten Daten? Erfolgen alle Rückmeldungen (Zeitstempel/Mengen) realistisch (z.B. Auftragsrückmeldung in der 3. Schicht)

  • COPQ: Wird Ausschuss und Nacharbeit auch als solches in Echtzeit und vollständig erfasst?

  • Customer Experience: ist das Kundenfeedback vollständig, repräsentativ oder nur von der Beschwerde-Hotline?

Das Zielbild soll die Frage “Was soll denn erreicht werden?” beantworten.

Die Informationen, welche aus den erhobenen Daten gewonnen werden, sollen zur verlässlichen Situationsbestimmung und als Entscheidungsgrundlage für zukünftige Aktivitäten dienen.

Fazit: Um eine gute Qualität automatisierter Prozesse oder Auswertungen sicherzustellen, muss die Systemwelt immer der realen Welt entsprechen! Ansonsten geht es trotz drei Nachkommastellen am Ziel vorbei.

Wie kann ich sicherstellen, dass Prozesse und Auswertungen korrekt eingesetzt werden?

  • Vertrauen Sie Kennzahlen, Dashboards oder sonstigen Auswertungen nur, wenn die Herleitungen, wie Datenquellen, Berechnungsformeln bekannt und vertrauenswürdig sind.

  • Vor der Einführung neuer RPAs oder neuer Steuerungs-KPIs: erheben Sie die Daten mit eigenen Augen, Ohren und Händen und führen Sie Berechnung von Hand durch. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die richtigen Daten in korrekter Form haben, starten Sie Ihre Dashboards und Transaktionen.

  • Gehen Sie die Prozesskette ab und vergleichen Sie die erhaltenen Daten mit der Realität. Überprüfen Sie automatisierte Prozesse regelmäßig auf Aktualität. Ab und zu ändern sich die Rahmenbedingungen.

Mögen Sie die richtigen Informationen bei der Steuerung Ihrer Prozesse unterstützen.

Ihr Andreas Kückelmann